Agency 6

Checklist Workflow
Digital marketing

Bekijk deze checklist als je meer wilt weten over de workflow van Agency 6 voor digital marketing

Introductie: workflow marketing

Dus je hebt zojuist de stap gezet om mogelijk met een digital agency samen te werken en je vraagt je hoe het nu eigenlijk werkt?

Wij willen dat je je welkom voelt en dat je de juiste keuzes maakt bij het kiezen van Agency 6 als oplossing voor jouw marketinguitdagingen. Dit omvat het beantwoorden van eventuele vragen, het verzamelen van de nodige informatie en het voorbereiden van het project zodat het project zo snel mogelijk en zo soepel mogelijk kan beginnen.

Om dit allemaal soepel te laten verlopen, hebben we onze werkwijze zo goed mogelijk vastgelegd. Wij gebruiken deze checklist ook intern, dus zo krijg je een goed beeld van hoe wij werken. Natuurlijk wordt er – als dit nodig is – afgeweken van de volgorde of worden sommige stappen in bepaalde situaties overgeslagen (of er komen stappen bij), maar dit is een goede leidraad!

Laten we beginnen!

1. Voorbereiden

1. Basisgegevens vastleggen

We leggen eerst wat basisinformatie over de jou vast in onze CRM (als lead). Deze details zijn handig voor het automatiseren van basistaken later in het proces.

We leggen in ieder geval de volgende gegevens vast:

  • Voornaam van de klant
  • Achternaam van de klant
  • Bedrijfsnaam van de klant
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres

2. Welkomstmail

Het doel van een welkomst-e-mail is om veelvoorkomende vragen van klanten te beantwoorden die zich kunnen voordoen voordat het project begint.

Wat is er onder andere opgenomen in de welkomstmail:

1. Korte kennismaking Agency 6
2. Welkomstvideo
3. Links naar enkele artikelen (zoals dit artikel)
4. Recente projecten
5. Bevestiging datum en tijdstip meeting
6. Link naar vragenlijst

3. Toegang projectmanagementtool

Je krijgt via de mail een uitnodiging van onze projectmanagementtool.

4. Vragenlijst invullen

In de tool vindt je onder ‘projecten’ en daarna ‘files’ een vragenlijst met vragen waarmee we meer inzicht krijgen in het project zodat we beter kunnen afstemmen op jouw doelen en behoeften.

Dingen die in de vragenlijst zijn (en die we mogelijk al besproken hebben tijdens de eerste meeting) zijn:

  • Welke tools en platforms gebruikt je momenteel bij je marketinginspanningen
  • Wat zijn je doelen? Zijn dit leads, klanten of omzet?
  • Wat is de levenslange waarde (LTV) van elke klant? Wat is je LTV-doel?
  • Heb je klantpersona’s? Wie is jouw ideale klant?
  • Hoeveel kost het om een ​​klant te werven?
  • Welke ROI zie je bij je huidige marketinginspanningen? Waar investeer je momenteel in?
  • Welk percentage van je klanten wordt gegenereerd via online methoden?
  • Wat zijn de stappen in je verkoopproces? Wat zijn vaak voorkomende aarzelingen bij klanten?
  • Hoe vind je momenteel leads? Weet je wat je kosten per lead zijn? Weet je wat je lead-to-conversieratio is?

Er wordt een deadline vastgesteld voor de vragenlijst.

5. Eerste meeting

We plannen een onboardingsgesprek die we houden via de telefoon of Skype (of op ons kantoor in Breda) van een kwartier tot een uur. De tijd is afhankelijk van de complexiteit van het project.

Tijdens dit gesprek wordt de vooraf ingevulde vragenlijst besproken. Ook worden de 12 of 6-maandelijkse pakketten duidelijk uiteengezet en wordt besproken hoe Agency 6 een rol kan spelen bij uw project.

Beide partijen kunnen van deze gelegenheid gebruik maken om vragen te stellen.

Tijdens deze meeting zullen we ook globaal antwoord krijgen op wat je doelstellingen en huidige marketinginspanningen zijn.

6. Contract en geheimhoudingsverklaring

Tegelijkertijd wordt het contract klaargezet voor ondertekening in onze projectmanagementtool onder ‘Contracten’, met een NDA (geheimhoudingsverklaring) bijgevoegd.

7. Controleren getekend contract en geheimhoudingsverklaring

Wanneer je getekend hebt, krijgen wij hiervan bericht. We kunnen nu van start.

8. Marketing- en mediamaterialen opsturen

Hier vragen wij je de resterende middelen aan te leveren (via ‘files’ in de projectmanagementtool) die nodig zijn om met het project te beginnen.

Dit kan zijn:

1. Huisstijl
2. Bedrijfslogo’s
3. Promotiemedia (afbeeldingen, video, tekst)
4. E-maillijst
5. Toegang tot sociale media-accounts 
6. Toegang tot Google Analytics, Google My Business en Google Search Console
7. Affiliate informatie

Ook hiervoor zetten we een deadline.

9. Bevestiging ontvangen marketing- en mediamaterialen

Zodra we alles hebben ontvangen controleren we of we alles hebben wat we nodig hebben om het project te starten.

2. Roadmap

10. Onderzoek campagne-ideeën

We doen onderzoek naar de verschillende campagne-ideeën die we voor dit project zou kunnen gebruiken. We gebruik alle informatie die we hebben, inclusief gesprekken, ingevulde vragenlijsten, documenten en bronnen die al is verstrekt.

Daarnaast bekijken we enkele concurrerende bedrijven en analyseren we wat in die gevallen wel of niet werkte; inzicht van concurrenten kan vaak van onschatbare waarde zijn en moet altijd in overweging worden genomen.

We verzamelen deze bevindingen in een document voor intern gebruik, want dit zal een waardevol hulpmiddel zijn om later in het proces te gebruiken.

11. Maak roadmap

Ons doel is om ons in de komende 6-12 maanden als een belangrijk onderdeel van jouw succes  te positioneren.

Met behulp van de onschatbare informatie uit de strategisch vervaardigde vragenlijst, stellen we een actieplan (roadmap) op voor de komende 6-12 maanden opstellen dat rechtstreeks bijdraagt aan de bedrijfsdoelstellingen en de effectiviteit van de marketingcampagne maximaliseert.

12. Goedkeuring roadmap

Je kan de roadmap bekijken in onze projectmanagement tool (onder ‘opdrachten’). Bij goedkeuring  kunnen we bijna starten met het project.

13. Plan toekomstige gesprekken

Samen werken we een langetermijnschema uit voor voortgangsgesprekken in de komende maanden, inclusief het eerste gesprek om het project een kickstart te geven.

14. We werken jouw profiel in de tool bij

Dit kan zo simpel zijn als het bijwerken van enkele opmerkingen over het profiel of het opnemen van een bepaalde deadline of mijlpaal.

3. Start project

15. Brief team en taken uitzetten

We gebruiken de aantekeningen en vragenlijst die we hebben en het team wordt geïnformeerd over de reikwijdte van het project, inclusief een overzicht van de belangrijkste taken en een duidelijke definitie van eventuele mijlpalen in de loop van het project.

De roadmap zal hier nuttig zijn om ervoor te zorgen dat alle neuzen dezelfde kant op staan en dat er een solide basis is om het project op de meest efficiënte manier te delegeren en op zich te nemen.

Deze stap omvat ook het beslissen welk werk aan wie wordt toegewezen en dat iedereen naar behoren wordt ingelicht over zijn rollen en verantwoordelijkheden. Gebruik de onderstaande subchecklist om de voortgang bij te houden.

 

16. E-mail start van het project

Je ontvangt een snelle e-mail om te laten weten dat het werk officieel is begonnen aan het project.

4. Een week na de start

17. Follow-up telefoongesprek

Ongeveer een week na de start van het project bellen we om eventuele vragen te beantwoorden, en routinematige updates te geven.

We zetten een samenvatting van het gesprek met de feedback in de tool en we overwegen of er aanpassingen in de marketingstrategie moeten worden aangebracht. We noteren ook de uiteindelijke beslissing.

18. Wijzigingen aanbrengen op basis van de follow-up

Op basis van de feedback op het eerste follow-upgesprek worden uw suggestiestoegepast op het marketingplan en andere teamleden worden geinformeerd over eventuele herzieningen. De wijzigingen worden genoteerd in te tool.

4. Vier weken na de start

19. Tweede follow-up telefoongesprek

Om er zeker van te zijn dat we eventuele zorgen wegnemen zullen we ongeveer vier weken na het project een aanvullend telefoontje inplannen om te controleren of alles goed gaat.

We maken, zoals eerder, aantekeningen over het gesprek, die je kan terugvinden in de tool.

We overwegen altijd hoe de huidige strategie kan worden verbeterd; alle feedback is een waardevol inzicht in wat mogelijke verbeterpunten in het plan kunnen zijn.

20. Wijzigingen aanbrengen op basis van tweede follow-up

We breng op basis van de feedback alle wijzigingen aan die nodig zijn op het jusite pad te blijven. Deze wijzigingen worden noteert in de tool en net als voorheen is het belangrijk om het team op de hoogte te stellen van alle aangebrachte wijzigingen.

21. Post-onboarding-vragenlijst

Mogelijk sturen we een vragenlijst met vragen over het proces om onze werkproces te kunnen verbeteen met vragen als:

Wat vond je leuk aan het proces?
Wat vond je niet leuk?
Had je het gevoel dat er iets ontbrak in het proces?
Hoe denk je dat het proces kan worden verbeterd?

1. Voorbereiden

1. Basisgegevens vastleggen

2. De agenda bepalen

3. Start project

4. Een week na de start

5. Vier weken na de start

Workflow design en ontwikkeling van websites 

Een vraag? Chat op WhatsApp!