Agency 6

Checklist Webdesign Workflow

Bekijk deze checklist voor de werkwijze van Agency 6 voor webdesign- en ontwikkeling

Introductie: workflow webdesign

Dus je hebt zojuist de stap gezet om mogelijk met een webdesign agency samen te werken en je vraagt je hoe het nu eigenlijk werkt?

Wij willen dat je je welkom voelt en dat je de juiste keuzes maakt bij het kiezen van Agency 6 als oplossing voor jouw webdesign- of developmentproject. Om het project zo snel en soepel mogelijk te laten beginnen zal je onder andere eventuele vragen moeten beantwoorden en de nodige informatie moeten verzamelen.

Om dit allemaal makkelijker te maken, hebben we onze werkwijze zo goed mogelijk vastgelegd. Wij gebruiken deze checklist ook intern, dus zo krijg je een goed beeld van hoe wij werken. Natuurlijk wordt er – als dit nodig is – afgeweken van de volgorde of worden sommige stappen in bepaalde situaties overgeslagen (of er komen stappen bij), maar dit is een goede leidraad.

Laten we beginnen!

1. Voorbereiden

1. Basisgegevens vastleggen

We leggen eerst wat basisinformatie over jou vast in onze CRM (als lead). Deze details zijn handig voor later in het proces.

We leggen in ieder geval de volgende gegevens vast:

  • Voornaam van de klant
  • Achternaam van de klant
  • Bedrijfsnaam van de klant
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer

2. Welkomstmail

Het doel van een welkomst-e-mail is om veelvoorkomende vragen te beantwoorden die zich kunnen voordoen voordat het project begint.

Wat is er onder andere opgenomen in de welkomstmail:

1. Korte kennismaking Agency 6
2. Welkomstvideo
3. Links naar enkele artikelen (zoals dit artikel)
4. Recente projecten
5. Bevestiging datum en tijdstip meeting
6. Uitnodiging webdesign vragenlijst

3. Invullen vragenlijst

Via de link in de mail vul je online een vragenlijst in, die we als basis kunnen gebruiken voor onze meeting.

4. Eerste meeting

We houden een meeting om de vragenlijst te bespreken via de telefoon of Skype (of op ons kantoor in Breda) van een kwartier tot twee uur. De tijd is afhankelijk van de complexiteit van het project.

Tijdens dit gesprek wordt de vragenlijst uitgediept en wordt besproken hoe Agency 6 een rol kan spelen bij jouw project. Beide partijen kunnen van deze gelegenheid gebruik maken om vragen te stellen.

Tijdens deze meeting zullen we ook global antwoord krijgen op wat je doelstellingen en huidige marketinginspanningen zijn. Zaken die sowieso besproken worden zijn:

1. De waardepropositie van het bedrijf (doelgroep, markt, concurrentie).
2. Wat zijn de korte termijn- en lange termijn bedrijfsdoelstellingen?
3. De functionaliteiten van de website.
4. Technische vragen zoals hosting, e-mail, media en betrokken partijen.
5. De tijdlijn (onderverdeeld in mijlpalen zoals vooronderzoek, websitestructuur), conceptdesign en eindoplevering).
6. Aantal revisierondes of extra ondersteuningsuren na oplevering.
7. Eventuele vragen betreffende marketing en maintenance zoals SEO, onderhoud, content en advertenties.

5. Toegang projectmanagementtool

Je krijgt via de mail een uitnodiging van onze projectmanagementtool.

6. Creatieve briefing en roadmap

De creatieve briefing kan je vinden in de app onder ‘Files’ onder het juiste project. Dit is een enorm belangrijk document voor zowel Agency 6 als jou.

Het is meestal een document van 1 of 2 pagina’s met een overzicht voor het webontwerpproject, op basis van de informatie die we tijdens het laatste gesprek hebben verzameld, evenals eventuele aanvullende informatie zoals de vragenlijst.

Dit document wordt gebruikt als leidraad om de doelen en mijlpalen van het project te bereiken.

Een creatieve briefing kan de volgende punten bevatten:

1. Roadmap met de mijlpalen 
2. Missie/visie statement vat bedrijf
3. Achtergrond en doelstellingen van de campagne
4. Problemen die de website of campagne aanpakt
5. Doelgroep
6. Concurrenten
7. Merkwaarden/USP’s
8. Communicatiekanalen

7. Offerte, contract en geheimhoudingsverklaring

Tegelijkertijd worden de offerte en het contract klaargezet voor ondertekening in onze projectmanagementtool onder ‘Contracten’, met een NDA (geheimhoudingsverklaring) bijgevoegd.

8. Controleren getekende documenten

Wanneer je getekend hebt, krijgen wij hiervan bericht. We kunnen nu van start.

9. Eerste factuur

Zodra we alles hebben ontvangen controleren we of we alles hebben wat we nodig hebben om het project te starten.

10. Marketing- en mediabronnen opsturen

Hier vragen wij je de resterende middelen aan te leveren (via ‘files’ in de projectmanagement tool) die nodig zijn om met het project te beginnen.

Dit kan zijn:

1. Huisstijl
2. Bedrijfslogo’s
3. Content (afbeeldingen, video, tekst)
4. Toegang tot hosting
5. Toegang tot sociale media-accounts
6. Toegang tot Google Analytics en Google Search Console-gegevens
7. Toegang tot andere externe softwareleveranciers 

Ook hiervoor zetten we een deadline.

11. Bevestiging ontvangen marketing- en mediamaterialen

Zodra we alles hebben ontvangen, controleren we of we alles hebben wat we nodig hebben om het project te starten.

2. Start project

12. E-mail start project

Je ontvangt een korte e-mail om te laten weten dat het werk officieel is begonnen aan het project. In deze mail staan ook links naar veelgestelde vragen.

13. Brief team en taken uitzetten

We gebruiken de aantekeningen en vragenlijst die we hebben en het team wordt geïnformeerd over de reikwijdte (scope) van het project, inclusief een overzicht van de belangrijkste taken en een duidelijke definitie van eventuele mijlpalen in de loop van het project.

De roadmap zal hier nuttig zijn om ervoor te zorgen dat alle neuzen dezelfde kant op staan en als solide basis dienen om het project op de meest efficiënte manier te delegeren.

Deze stap omvat ook het beslissen welk werk aan wie wordt toegewezen en dat iedereen naar behoren wordt ingelicht over zijn rollen en verantwoordelijkheden. 

14. Concurrentieonderzoek

Om beter te begrijpen waar jouw bedrijf zijn niche kan vinden, moeten we een goed begrip hebben van de branche waarin jullie werken of willen toetreden. Daartoe doen we concurrentieonderzoek (alleen bij grote projecten mondt dit uit in een document).

De volgende zaken komen aan de orde:

1. De concurrentie en de verschillende gebruikte brandingsstrategieën
2. Beoordelen welke benaderingen tot nu toe het meest succesvol zijn geweest.
3. Bepalen hoe de waardepropositie (USP’s) van jullie zich onderscheidt van de concurrentie

15. Doelgroeponderzoek

Begrijpen wie de belangrijkste demografische groep(en) zijn, zal enorm helpen bij het opbouwen van een merkidentiteit die effectief de juiste klanten kan targeten.

We onderzoeken mogelijk onder andere:

1. Wie de belangrijkste demografische groep of groepen zijn.
2. Hoe de belangrijkste doelgroepen communiceren met bestaande producten of diensten in de branche.
3. Hoe we een kleine representatieve steekproef als testgroep kunnen gebruiken.

16. Voorbeelden

We delen voorbeeldsites en statistieken en onderzoeken casestudy’s die zijn gedaan naar gebruikerservaring om de creatieve richting te ondersteunen die in de ontwerpinstructie wordt beschreven.

17. CMS, pagina-layout en structuur

We installeren het CMS, pagebuilder, bepalen de exacte structuur van de website (sitemap) en maken globale paginalayouts.

18. Goedkeuring structuur en layout

Je kan de paginastructuur en globale layouts bekijken met Agency 6 Feedback. Bij goedkeuring (meestal de eerste mijlpaal) kunnen we verder met de eerste designronde.

3. Eerste designronde

19. Eerste design- en ontwikkelronde

Nu worden er flinke slagen gemaakt. Wij gaan aan de slag om de website vorm te geven. De eerst volgende keer dat je de website ziet is hij al ver af. Mogelijk hebben we tussentijds contact over nieuwe inzichten, teksten, video’s of afbeeldingen.

20. Follow-up telefoongesprek en toegang Agency 6 Feedback

Nadat we al het design- en het ontwikkelwerk op basis van de roadmap hebben geïmplementeerd bellen we om via Agency 6 Feedback jouw feedback te ontvangen op de website (mijlpaal 2).

4. Tweede designronde

21. Wijzigingen aanbrengen op basis van de follow-up

Op basis van de feedback op het eerste follow-upgesprek en Agency 6 Feedback worden jouw suggesties (revisie) toegepast op het marketingplan en andere teamleden worden geïnformeerd over eventuele herzieningen. De wijzigingen worden genoteerd in de feedbacktool.

22. Tweede follow-up telefoongesprek

Om er zeker van te zijn dat we eventuele zorgen wegnemen zullen we nadat we alle wijzigingen hebben toegepast een aanvullend telefoontje inplannen om te controleren of alles goed gaat.

We maken zoals eerder aantekeningen over het gesprek en in de feedbacktool.

We overwegen altijd hoe de huidige strategie kan worden verbeterd; alle feedback is een waardevol inzicht in wat mogelijke verbeterpunten in het plan kunnen zijn.

23. Wijzigingen aanbrengen op basis van tweede follow-up

We breng op basis van de feedback alle wijzigingen aan die nodig zijn op het jusite pad te blijven. Deze wijzigingen worden noteert in de tool en net als voorheen is het belangrijk om het team op de hoogte te stellen van alle aangebrachte wijzigingen.

5. Opleveringsfase

24. Integratie Google Analytics, Salesfeed, Ideal en social media 

In deze fase integreren we software van derde partijen die ‘makkelijk’ te integreren zijn.

25. Testen, testen, testen

Tijd om de website te testen. We testen onder andere:

1. Responsiviteit webite
2. Typografie
3. Links (knoppen)
4. Teksten (ligt eraan of wij of iemand andere ze heeft gemaakt)
5. E-mailformulieren
6. Eventuele premium functies zoals databases en e-commerce

26. Goedkeuring, tweede factuur en oplevering

Wanneer alles is getest kunnen we na goedkeuring overgaan op oplevering door de website live te zetten. We sturen ook de tweede helft van de factuur die voor oplevering moet zijn voldaan. Je kan nu van start met je website!

27. Post-onboarding-vragenlijst

Mogelijk sturen we een vragenlijst met vragen over het proces om onze werkproces te kunnen verbeteen met vragen als:

Wat vond je goed aan het proces?
Wat vond je niet goed?
Had je het gevoel dat er iets ontbrak in het proces?
Hoe denk je dat het proces kan worden verbeterd?

28. Start maintenance / marketingtraject

Hierna kunnen we verschillende kanten op. Je kan het websiteonderhoud overlaten aan ons en we kunnen verschillende marketingtrajecten aangaan om je sales, aanvragen of inschrijvingen een boost te geven. Ook kan je een retainer afnemen zodat je altijd de bschikking hebt tot een webdesigner of developer en eventuele aanpassingen of problemen snel kunt oplossen.

Onze diensten:

1. Onderhoud

2. Marketingpakketten

3. Webdesign/development retainers

1. Voorbereiden

1. Basisgegevens vastleggen

7. Offerte en contract

2. Start project

3. Eerste designronde

4. Tweede designronde

5. Opleveringsfase

Workflow marketingpakketten van Agency 6

Een vraag? Chat op WhatsApp!